Proses təhlili nə üçün lazımdır?

Hər bir təşkilat, bank, e-ticarət platforması və ya dövlət qurumu gündəlik fəaliyyətini proseslər vasitəsilə həyata keçirir: müştərinin qeydiyyatı, kreditin verilməsi, sifarişin çatdırılması, şikayətin baxılması. Biznes proseslərinin təhlili bu axınların necə işlədiyini anlamaq, dar boğazları, təkrarlanan addımları və riskləri aşkar etmək deməkdir. Biznes analitik üçün bu, tələblərin toplanmasından əvvəlki təməl mərhələdir: prosesi görmədən düzgün tələb yazmaq mümkün deyil.

BPMN nədir?

BPMN (Business Process Model and Notation), biznes proseslərinin qrafik təsviri üçün beynəlxalq standartdır (hazırda BPMN 2.0 versiyası, OMG konsorsiumu tərəfindən idarə olunur). Onun əsas gücü ondadır ki, eyni diaqram həm biznes tərəfi, həm də İT komandası üçün anlaşılandır və “ümumi dil” rolunu oynayır. Əsas elementlər aşağıdakı cədvəldə verilib:

Şəkil 1. Sadə BPMN nümunəsi: kredit müraciəti prosesi (hovuz, zolaqlar, tapşırıqlar, XOR qapısı və hadisələr)

Ən yaxşı təcrübələr (Best Practices)

• Əvvəl “as-is”, sonra “to-be”: mövcud prosesi olduğu kimi sənədləşdirmədən gələcək vəziyyəti dizayn
  etməyin; problemlərin çoxu məhz real “as-is” axında gizlənir.
  
• Bir diaqram, bir məqsəd: hər şeyi bir diaqrama sıxışdırmayın. Yüksək səviyyəli xəritə ayrı, detallı altproseslər ayrı olmalıdır (adətən diaqramda 15–20 elementdən çox olmamalı).
  
• İstisna halları mütləq göstərin: yalnız “xoşbəxt yol” (happy path) deyil, imtina, ləğv, taym-aut və geri
  qaytarma ssenariləri də modeldə olmalıdır. İT layihələrində xətaların çoxu məhz burada yaranır.
  
• Rolları zolaqlarla ayırın: hər addımın kim tərəfindən icra olunduğu aydın görünməlidir; “sahibsiz” addım
  prosesdə boşluq deməkdir.
  
• Prosesin sahibi ilə birlikdə doğrulayın: diaqramı real icraçılarla (front ofis, əməliyyat komandası) keçirin.
  Sənəddə yazılan proses ilə real proses çox vaxt fərqlənir.
  
• Adlandırma standartı: tapşırıqları “Fel + Obyekt” formasında adlandırın (“Sənədləri yoxla”), qapılara sual
  formasında ad verin (“Skorinq nəticəsi?”).

Biznes Analiz praktikasında əhəmiyyəti

Ümumi biznes analiz üçün: proses xəritələri şirkət prosedurlarının vahid, auditə hazır sənədləşməsini yaradır.
Onboarding sürətlənir (yeni əməkdaş prosesi diaqramdan öyrənir), dar boğazlar və dublikat addımlar görünən
olur, KPI-lar konkret addımlara bağlanır və dəyişikliklərin təsiri əvvəlcədən qiymətləndirilə bilir. Tənzimlənən
sektorlarda (bank, sığorta) isə proses sənədləşməsi compliance tələbidir.

İT və yeni proqram təminatı üçün: BPMN tələblərlə kod arasındakı boşluğu bağlayır. “To-be” diaqramı user storylərin və qəbul meyarlarının mənbəyinə çevrilir, hər qapı test ssenarisinə, hər zolaq isə icazə (permission) modelinə
işarə edir. Bundan əlavə, BPMN 2.0 icra oluna bilən standartdır. Camunda kimi proses mühərrikləri diaqramı
birbaşa işlək workflow-a çevirir; bu yanaşmadan qlobal miqyasda Zalando və Deutsche Telekom kimi şirkətlər
istifadə edir.

Şəkil 2. Uğursuz İT layihələrində ən çox rast gəlinən proseslə bağlı səbəblər , hamısı erkən proses modelləşdirməsi ilə azaldıla bilər (illüstrativ)

Real həyat nümunəsi: BPMN uğursuzluğun qarşısını necə aldı

Sənaye təcrübəsindən götürülmüş tipik (anonimləşdirilmiş) nümunə: Avropa banklarından biri kredit
müraciətlərinin tam rəqəmsallaşdırılması layihəsinə başlayır. İlkin tələblər sənədində proses sadə görünürdü:
müraciət → skorinq → qərar → müqavilə. Lakin development başlamazdan əvvəl biznes analitik komandası “asis” prosesi BPMN ilə, real icraçılarla birlikdə modelləşdirdi və üç kritik fakt üzə çıxdı:

• Müraciətlərin təxminən dörddə biri avtomatik skorinqdən kənar, manual anderraytinq yolu ilə gedirdi (özəl
  seqment müştəriləri, qeyri-standart gəlir sənədləri) , bu yol tələblərdə ümumiyyətlə yox idi;
• Sənəd çatışmazlığı halında müştəri ilə əlaqə e-poçt və zənglə, sistemdənkənar aparılırdı , yəni “sənədi
  tamamla və qayıt” dövrəsi (loop) modelə əlavə olunmalı idi;
• İmtina qərarlarının bir hissəsi filial müdiri tərəfindən yenidən baxılırdı, appelyasiya alt-prosesi mövcud idi,
  amma heç yerdə sənədləşməmişdi.

Bu üç axın “happy path” tələbləri əsasında qurulacaq sistemdə sadəcə mövcud olmayacaqdı: istifadəyə verildikdən
sonra müraciətlərin əhəmiyyətli hissəsi sistemdə “ilişib qalacaq”, əməliyyat komandası yenidən Excel və e-poçta
qayıdacaq, layihə isə praktikada uğursuz sayılacaqdı. BPMN modelləşdirməsi bu boşluqları kod yazılmamışdan
əvvəl aşkar etdi, istisna yollar dizayna daxil edildi və bahalı yenidənişləmənin (rework) qarşısı alındı. Sənaye
qiymətləndirmələrinə görə, buraxılmış tələbin istehsalat mərhələsində düzəldilməsi analiz mərhələsindəkindən
dəfələrlə baha başa gəlir. BPMN məhz bu riski ucuz mərhələdə neytrallaşdırır.

Nəticə

Biznes proseslərinin təhlili biznes analitikin “gözü”, BPMN isə onun “ümumi dili”dir. Düzgün tətbiq olunduqda o,
şirkət prosedurlarını şəffaflaşdırır, İT layihələrində tələb boşluqlarını erkən mərhələdə aşkar edir və biznes ilə
texniki komanda arasında anlaşılmazlıq riskini minimuma endirir. Başlanğıc üçün ən praktik addım: şirkətinizdə bir
kritik prosesi seçib onu real icraçılarla birlikdə “as-is” formasında modelləşdirmək – nəticələr, bir qayda olaraq, ilk
diaqramdan görünməyə başlayır.